Privacy statement

Etran (hierna te noemen: “Etran” of “wij”) kantoorhoudende aan de Europa-Allee 6 te (8265 VB) Kampen, onderdeel van DDF People, hecht veel waarde aan de privacy.

Inleiding

De wettelijke bepalingen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), worden door ons in acht genomen bij de verwerking van persoonsgegevens. Etran is een adviesbureau in de energietransitie en detacheringsbureau. Dit privacystatement geldt voor alle gebruikers, klanten en cliënten van de website en diensten van Etran. Om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening, verzamelen wij persoonsgegevens van u. Met deze gegevens gaan wij uiteraard zorgvuldig om. In dit statement leggen wij u uit wat persoonsgegevens zijn, waarom, wanneer en welke gegevens wij verwerken en hoe lang deze gegevens worden bewaard door ons.

Wat zijn persoonsgegevens?

De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Denk hierbij aan iemands naam, adres, woonplaats, telefoonnummer of postcode met huisnummer. Ook camerabeelden en/of geluidsopnamen zijn persoonsgegevens. Daarnaast zijn er ook nog bijzondere persoonsgegevens, zoals iemands ras, godsdienst of medische gegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden.

Waarom en wanneer verzamelen wij persoonsgegevens en welke gegevens zijn dit?

Zoals aangegeven is het doel van Etran om zowel particulieren als bedrijven en instellingen te ondersteunen op juridisch vlak, eventueel op detacheringsbasis. Bepaalde persoonsgegevens worden daarom door ons verwerkt om die dienstverlening te kunnen bieden.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens bij het:

1. Invullen van een contactformulier

Bij het invullen van het contactformulier verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens via de daarvoor bestemde formulieren op onze website. Wij vragen in beide situaties jouw:

1. voornaam;
2. achternaam;
3. (mobiel) telefoonnummer;
4. e-mailadres.

Toelichting:
We vragen u om uw voor- en achternaam, zodat wij weten met wie wij contact opnemen en het contact persoonlijk is. Wij nemen contact met u op via de door u achtergelaten contactgegevens (telefoonnummer of e-mailadres). Door het achterlaten van uw gegevens, geeft u ons toestemming om deze gegevens te verwerken.

2. Versturen van een e-mail aan ons

Verder is het altijd mogelijk om ons een e-mail te sturen. In dat geval verwerken wij in ieder geval jouw:

1. e-mailadres;
2. naam (hetzij voor- hetzij achternaam of beiden).

Toelichting:
Door een e-mail aan ons toe te sturen, ontvangen (en daardoor verwerken) wij in ieder geval het e-mailadres en normaliter eveneens een (voor)naam. Ook zullen wij de mogelijk andere persoonsgegevens die u aan ons meestuurt verwerken. Door het versturen van een e-mail aan ons, geeft u ons voor de verwerking toestemming. Ten aanzien van het genoemde onder punt 1 en 2 geldt dat er een vrije ruimte is om een bericht te typen. Hierdoor worden aan ons wellicht andere (of misschien zelfs bijzondere) persoonsgegevens verstrekt, die wij niet vragen of gevraagd hebben. Ons dringende advies is slechts het hoognodige – en zo mogelijk in algemene termen – te delen met ons, waarna wij contact opnemen. Indien aan ons toch meer informatie wordt verstrekt, wordt door het versturen van het formulier of de e-mail daarvoor toestemming aan ons gegeven om deze gegevens te verwerken.

3. Invullen van een sollicitatieformulier

Om de arbeidsbemiddeling succesvol te laten plaatsvinden, hebben wij in diverse stadia persoonsgegevens van jou nodig. In alle gevallen verwerken wij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn hiervoor. Bij inschrijving via het formulier op onze website verzamelen wij:

1. voornaam;
2. achternaam;
3. (mobiel) telefoonnummer;
4. e-mailadres;
5. optioneel: het curriculum vitae.

Verdere persoonsgegevens die wij – na het solliciteren – in ons systeem zullen verwerken:

1. adres en woonplaats;
2. geboortedatum;
3. geslacht;
4. werkervaring;
5. opleiding(en) en cursus(sen);
6. gewenste beroepen;
7. gegevens over beschikbaarheid;
8. kopie ID-bewijs op grond van artikel 7c de WAADI.

Toelichting:

Het doel bij inschrijving is om onze dienstverlening op jouw wensen en kwaliteiten af te stemmen. Bij aanvang zijn meer dan deze persoonsgegevens niet nodig om jou te kunnen bemiddelen. Door inschrijving bij ons hebben wij met het oog op de te sluiten overeenkomst deze gegevens nodig. Wij adviseren je dan ook uitdrukkelijk om slechts bovengenoemde gegevens aan ons te verstrekken.

Indien jij via ons gaat werken, zullen wij nog een aantal andere persoonsgegevens verwerken. Een aantal zijn af te leiden van jouw identiteitsbewijs. Wij verwerken dan:

1. nationaliteit;
2. ID-bewijs;
3. geboorteplaats;
4. Burgerservicenummer;
5. bankrekeningnummer;
6. huwelijkse staat.

Toelichting:

Als werkgever hebben wij bovengenoemde gegevens van jou nodig om aan onze verplichtingen te voldoen. Er bestaat voor ons een wettelijke grondslag om deze gegevens te verwerken. Bovenstaande gegevens blijven bovendien gedurende een bepaalde periode na afloop van jouw dienstverband bij ons in ons systeem verwerkt, vanwege de geldende wettelijke bewaartermijnen.

4. Telefoongesprekken

Indien er telefonisch contact met ons wordt gezocht kunnen wij het telefoongesprek opnemen voor trainings-, analyse- en kwaliteitsverbeteringsdoeleinden. Hiervoor hebben wij een gerechtvaardigd belang om deze interacties te gebruiken om zo onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

5. Overige verwerkingen

Jouw persoonsgegevens kunnen vanwege andere aanverwante doeleinden worden verwerkt, o.a. voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid (o.a. opleidings- en scholingsdoeleinden), voor kwaliteitsdoeleinden (certificering) of voor subsidies aan te vragen dan wel om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten etc.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zorgvuldig en niet langer dan volgens de wettelijke bewaartermijnen mag, dan wel bij het ontbreken van wettelijke bewaartermijnen niet langer dan noodzakelijk.

• Vanaf het moment dat jij je inschrijft bij ons, geef je ons toestemming om jou te bemiddelen. Wij bewaren jouw gegevens maximaal twee jaar vanaf het moment van inschrijving. Op het moment dat jij aan ons mededeelt dat je niet langer bemiddeld wilt worden naar arbeid door ons, worden je gegevens vanaf dat moment direct uit het systeem verwijderd.
• Indien je werkzaam bent geweest voor ons, bewaren wij de meeste persoonsgegevens maximaal twee jaar ingaande vanaf einde dienstverband, tenzij er een wettelijke verplichting is om jouw persoonsgegevens langer te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die zich bevinden in de loon- en salarisadministratie, de kopie van jouw identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring.
• Ten aanzien van de opgenomen telefoongesprekken geldt, dat wij deze maximaal twee maanden bewaren.

Welke gegevens verstrekken wij aan (een) derde(n)?

Wij verstrekken zonder toestemming geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit vereist is op grond van de wet of als wij bepalen dat openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is. Indien het nodig is om persoonsgegevens te delen met andere organisaties, dan worden nooit meer gegevens gedeeld dan noodzakelijk. Wij delen de gegevens slechts met andere organisaties als dat in overeenstemming is met het doel waarvoor wij uw gegevens hebben gekregen. De organisaties mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van hun diensten. Zij mogen uw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.

Indien jij ons toestemming hebt gegeven om jou naar arbeid te bemiddelen, is het ons daardoor toegestaan om jouw persoonsgegevens te verstrekken aan potentiële opdrachtgevers. Daarbij worden slechts de noodzakelijke gegevens verstrekt, zodat (potentiële) opdrachtgevers in staat zijn om te beoordelen of zij jou willen uitnodigen voor een gesprek en jou geschikt vinden voor de functie die zij beschikbaar hebben.

Welke gegevens worden aan een potentiële opdrachtgever verstrekt?

1. voor- en achternaam;
2. woonplaats;
3. geslacht;
4. geboortedatum of leeftijd (indien en voor zover van belang);
5. opleiding(en) en cursus(sen) (indien en voor zover van belang voor de functie);
6. werkervaring (indien en voor zover van belang voor de functie).

In het geval jij als werknemer geen Nederlandse nationaliteit dan wel geen nationaliteit van een EU/EER-land of verdragsland bezit, zijn wij verplicht om een kopie van jouw geldige verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning en/of identiteitsbewijs aan de opdrachtgever te verstrekken.

Welke gegevens van zakelijke relaties verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen, instellingen en overheden, waarmee wij zaken doen met als hoofddoel het onderhouden of opbouwen van een zakelijke relatie en het sluiten en onderhouden van een overeenkomst. De persoonsgegevens die verwerkt worden, blijven beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn, zoals (voor)naam, contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) en functies. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden, waarvoor deze gegevens zijn verzameld, waarbij de geldende wet- en regelgeving in acht wordt genomen.

Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij hebben ons ingespannen de meest passende organisatorisch en technische maatregelen te nemen om de aanwezige persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, diefstal of verlies. Je gegevens worden bovendien niet buiten de EU gebracht. Slechts de medewerkers die uw gegevens echt nodig hebben in de uitoefening van hun werk mogen jouw gegevens inzien en gebruiken voor zover nodig. De medewerkers hebben allemaal een geheimhoudingsplicht. Indien gegevens zijn verstrekt aan (een) derde(n) dan hebben zij een verwerkersovereenkomst getekend, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan.

Wat zijn mijn rechten en wat is de bijbehorende procedure?

1. Recht op informatie en inzage

Indien je wilt weten welke gegevens we van jou hebben, vraag dan gerust een overzicht bij ons op. Je mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben aan te passen, te wissen of over te dragen aan iemand anders.

1. Recht op wijzigen en verwijdering

Je hebt het recht persoonsgegevens te laten wijzigen of verwijderen als de gegevens niet (langer) juist zijn. Dit kan ook wanneer de verwerking niet langer gerechtvaardigd is. Hier kunnen wel wettelijke uitzonderingen op zijn, waardoor wij mogelijk niet aan elk verzoek tegemoet kunnen komen.

1. Recht op beperking

In sommige gevallen kun je ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen. Dit kan als je een wijziging hebt ingediend of als jouw gegevens eigenlijk gewist moeten worden, maar je dit niet wilt of wanneer wij jouw gegevens niet langer nodig hebben, maar jij wel, bijvoorbeeld voor de voorbereiding op een rechtszaak.

1. Recht op bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt dit doen bij alle verwerkingen waarbij/waarvoor je geen toestemming hebt gegeven, wij al zorg verlenen voordat hierover afspraken zijn gemaakt, wij niet voldoen aan de wet dan wel er geen sprake is van een levensbedreigende situatie.

Bezwaar tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen we per geval. Wij verwerken uw gegevens alleen als wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben of als u ons toestemming hebt gegeven. Als dat er niet is, stoppen we direct met het verwerken van uw gegevens.

1. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt het recht de gegevens die wij van jou hebben gekregen zelf op te vragen. Wij sturen je deze gegevens dan (in een gangbaar bestandsformaat). Dit geldt alleen voor digitale persoonsgegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven. Of wanneer wij een overeenkomst met je hebben.

Bijbehorende procedure voor uitoefening van rechten
Als u gebruik wilt maken van een van uw rechten dan is dat gratis. Behalve bij misbruik. Wij beoordelen of er sprake is van misbruik. Om gebruik te maken van uw rechten, is het óf mogelijk om dit te doen via het meldingsformulier op onze website of door een e-mail te sturen aan privacy@etran.nl.

• Antwoord: wij beantwoorden uw mail binnen een maand. Mocht dit niet lukken dan laten wij u dat binnen die maand weten. Dit ligt aan de complexiteit en/of het aantal verzoeken. In het uiterste geval kan het drie maanden duren.

• Identificatie: wij kunnen altijd om bewijs van uw identiteit vragen. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan een verkeerde partij verstrekken. Of onterechte wijzigingen aanbrengen in uw persoonsgegevens. Het gaat het snelst als u langskomt en uw identiteitsbewijs kan laten zien. Als u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijk vertegenwoordiger.

• Individuele afweging bij elk verzoek: er kunnen omstandigheden zijn dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Mocht dat zo zijn, dan zullen we u dit helder omschreven laten weten. Als u het er niet mee eens bent, kunt u het altijd voorleggen aan de rechter.

Datalek

Ondanks de genomen en de blijvend te nemen maatregelen, kan het voorkomen dat anderen onrechtmatig aan uw persoonsgegevens komen voor oneigenlijke doeleinden. In deze situatie is er sprake van een datalek. Wij verzoeken u dringend om hiervan melding te maken via privacy@etran.nl, zodat wij direct actie kunnen ondernemen. Bij een melding worden zo min mogelijk persoonsgegevens van u gevraagd. De gegevens die wij verwerken, verwerken wij om de melding te verifiëren, te onderzoeken en eventueel de uitkomst aan u te vermelden.

Derden

Wij schakelen derde partijen in om diensten te verrichten in verband met onder andere het beheer en de beveiliging van onze systemen. Mogelijk hebben deze partijen inzicht in de door ons verwerkte persoonsgegevens. De ingeschakelde partijen zijn uitsluitend geautoriseerd om deze gegevens te gebruiken in verband met de diensten die zij voor Etran verrichten.

Wijzigingen

Wij kunnen wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie is te vinden op www.etran.nl.

Versiedatum: juli 2022